1. Телефон, электрондық пошта, СМС
Уақытты жоғалтудың ең бірінші әрі басты себебі – телефон, электрондық пошта, смс секілді күнделікті кедергілер. Бұлардың барлығы сіздің көңіліңізді негізгі жұмысыңыздан басқа жаққа аударып, маңызды жайттарды ойлануда миыңызда іркіліс пайда болуына әкеліп соғады. Тіпті телефонды қойып, поштаны жапқаннан соң да жұмысқа қайта кірісу қиындап, бірқатар уақыт алады. Мұндай кедергілермен күресудің жеті жолы бар:
1.Телефон мен пошта секілді хабарласу құралдарын тек жұмыс бабымен ғана пайдаланыңыз. Қызмет барысында қажет болған жағдайда да жұмысын барынша тезірек бітіруге тырысу керек.
2.Жұмыс уақытында жеке мәселелерді талқыламаңыз. Жұмыс уақытында байланыс құралдары тек қана қызмет бабымен пайдаланылатындығына бойыңызды үйретіңіз. Қазіргі таңда бұл жайт әсіресе смартфондарға қатысты екені белгілі.
3.Электрондық хабарламаларды маңыздылығына қарай саралап қойыңыз. Телефон соққан адаммен сөйлеспес бұрын кім екенін анықтап алыңыз. Белгісіз қоңырауларға жауап берерде қызығушылығыңызды баса тұрып, қандай мақсатпен қоңырау соққанын сұрап біліңіз.
4.Күнделікті жоспарыңызда сізді ешкім мазаламауы қажет уақыт арнап қойыңыз. Смартфон мен байланыс құралдарының құлына айналмаңыз! Олардың дыбыстарына елеңдей бермеңіз. Дұрысы, ондай ескертпе дыбыстарды мүлде өшіріп тастаңыз.
5.Егер өзіңіз хабарласқан не хат жіберген болсаңыз, сізге қайта хабарласа алатын немесе жауабыңызды ала алатын уақытыңызды алдын-ала ескертіңіз.
6.Сөйлесу мен хат жазуға арнайы уақыт бөліп, барлығын бірден бітіріп алуға тырысыңыз. Күні бойы ол істермен айналысып отырмаңыз.
7.Телефон қоңырауларын алдын-ала жоспарлаңыз. Қызметтік кездесудегідей талқыланатын тақырыптарды алдын-ала белгілеп қойыңыз. Телефонда талқыланған жайттарды қағаз бетіне түсіріп отырыңыз. Сонда қайта сұрауға қажеттілік болмай, уақыт үнемдейсіз.
2. Күтпеген қонақтар
Ең жиі кездесетін уақытты жоғалтатын себептердің екіншісі – күтпеген қонақтар. Олар сіздің айтарлықтай уақытыңызды алуы мүмкін. Бұл қонақтар сіздің әріптестеріңіз не сырттан келген таныстарыңыз болуы мүмкін. Олар қалаған уақытында келіп, сіздің көңіліңізді жұмысыңыздан басқа жаққа бұрып әкетіп, ойлау жүйеңізді бұзып, жұмыс өнімділігіңізді төмендетеді. Кейде мұндай қонақтар сағаттап үзіліссіз әңгіме айтуы да мүмкін.
Мұндай уақытты ұрлаушылардан сақтану үшін мына төмендегі бес кеңеске назар аударыңыз:
1.Сізді ешкім мазалай алмайтын уақыттар белгілеп қойыңыз. Ол уақыт жайлы айналаңыздағыларды хабардар етіп, төтенше жағдайлардан басқа уақытта мазаламауын ескертіңіз.
2.Келген қонаққа уақыттың аздығын, жұмыстың көптігін айтып жағдайыңызды түсіндіріңіз.
3.Бос әңгімелерді доғаруды үйреніңіз. Талқыланып жатқан жайттың нүктесін қойып, қонағыңызбен қоштасып, жұмысыңызға оралыңыз.
4.Қонақтарды қабылдайтын арнайы уақыт белгілеңіз. Кездесулер жайында алдын-ала келісіп алуға тырысыңыз. Әріптестеріңізге де белгілі бір уақыттарда есігіңіз ашық болатынын хабарлаңыз.
5.Басқалардың уақытын ұрламаңыз. Басқаларға күтпеген қонақ болып бармаңыз. Жұмыстарыңыз болатын болса, сыпайы түрде рұқсат сұраңыз. Мұнда да алдын-ала келісіп алғандарыңыз жөн. Егер сіз өз жұмысыңыздың өнімділігін арттырғыңыз келсе, айналаңыздағы адамдар сізді басқалардың уақытын ұрлаушы ретінде санамайды ма, соны сұрап біліңіз. Шынайы жауапты естуге дайын болыңыз. Олар сізге қалай жауап бергеніне қарамастан, өзіңізді ақтамаңыз. Үнсіз тыңдап, алғысыңызды білдіріңіз. Кейін айтылғандарды қорытындылап, өзіңізбен жұмыс істеуге тырысыңыз.
3. Жиналыстар
Уақытты ұрлаушы үшінші жайт – жоспарланған не жоспарсыз жиналыстар. Дұрыс жоспарланбаған әрі сапалы түрде дайындық жасалмаған жиналыстар адамның өте көп уақытын босқа өткізеді. Қате түсініп, жиналыстарды зиянды нәрсе ретінде көруге болмайды. Кез келген жұмыстың дұрыс жүруі, пікір алмасу, мәселелерді талқылап, шешім табу, жұмыс барысын қадағалау үшін жиналыстың маңызы орасан зор. Сонымен бірге жиналысты дұрыс өткізе білу қажет. Жиналыстың тиімділігін арттыратын сегіз жол бар:
1.Жиналыстың ұзақтығын алдан ала белгілеңіз. Алтынға бергісіз уақыттың босқа өтуінің зиянын есептеу үшін жиналыс уақытын барлық жиналысқа қатысушылардың санына көбейтіп есептеу қажет. Сонда нағыз жоғалған уақытты көруге болады.
2.«Жиналыс жасауға қажеттілік бар ма?» деген сұрақ қойылу қажет. Алып бара жатқан қажеттілігі болмаса, одан бас тарту қажет. Егер қандай да бір қызметкердің қатысуы міндетті болмаса, оны жиналысқа шақырмау керек.
3.Күн тәртібін белгілеп қойыңыз. Жиналыс жасау қажет болғанда оның мақсаты мен өткізілу ретін нақтылап алу керек. Талқыланатын сұрақтардың тізімін жазып алыңыз. Ол мәселеге байланысты жауап беретін, үн қосатын қызметкерлерді белгілеп қойыңыз. Жұмыс бабымен жеке сөйлесулерде де осылай жасаған дұрыс. Талқыланатын сұрақтар қағаз бетіне түсіріліп дайындалғанда жиналыстың қаншалықты тез әрі тиімді өтетініне өзіңіз көз жеткізе аласыз.
4.Жиналыстың басталу және аяқталу уақытын қатаң белгілеңіз. Уақытында басталғанымен, аяқталмайтын ұзынсонар жиналыстың пайдасынан зияны көп. Кешіккен адамдарды күтпеңіз. Бір адам үшін уақытында келген басқа қызметкерлерді жазалауға болмайды.
5.Алдымен маңызды сұрақтарды талқылаңыз.
6.Әрбір сұрақты талқылап болғанда қысқаша қорытынды жасап отырыңыз. Барлық көзқарастарды ортаға сала отырып, шешім шығарыңыз. Басқа тақырыпқа өтпей тұрып, талқыланған мәселені барлығының түсініп, келіскеніне көз жеткізіңіз.
7.Қабылданған шешімге байланысты атқарылатын істерге жауапты адам тағайындаңыз. Жауапты адам мен атқарылу мерзімі белгіленбеген жағдайда талқылап, шешім шығарудың құрғақ сөз күйінде қалатынын естен шығармаңыз.
8.Жиналыстың маңызды жайттарын қағаз бетіне түсіріңіз және қатысушыларға жиналыстың қарарын таратып беріңіз. Бір тәуліктің ішінде қағазға түсіріліп, қызметкерлерге берілген жағдайда істің өнімділігі арта түспек.
4. Оқыс жағдайлар
Уақытты ұрлайтын келесі фактор – оқыс жағдайлардың орын алып, оны түзетуге тура келуі. Енді ғана жұмысқа бар ынтаңызбен кірісе бергенде кенеттен оқыс жағдайлар орын алып, сіздің бірнеше минутыңызды, не бірнеше сағатыңызды, тіпті одан да көп уақытыңызды алуы ғажап емес. Мұндай жағдайлар орын алғанда төмендегі әрекеттерді жасаған жөн:
1.Әрекет етпес бұрын ойланыңыз. Барлық сәтсіздіктің себебі – ойланбай жасалған әрекет екенін есте ұстаңыз. Салқынқандылық сақтай отырып, болған жағдайды толық анықтаңыз. Шешімін табу үшін мәселені анықтап алу қажет.
2.Жауапкершіліктерді бөліп беріңіз. Мүмкіндігі бар адамдарға бөліп берген кезде әр адам шамалы ғана уақыт пен аз күш жұмсай отырып, жағдайды орнына келтіре алады.
3.Болған жайды қағаз бетіне түсіріңіз. Осылай ету парасаттылық пен сабырлылық сақтауға көмектеседі.
4.Мәліметтерді жинақтаңыз. Құрғақ болжамдармен шектелмей, нақты деректерді анықтай білу – кез келген мәселенің шешімін табудың басты жолы.
5.Әдіс-тәсіл ойлап табыңыз. Егер қандай да бір қиындықтың орын алуы қайталана беретін болса, барлығы түсініп қолдана алатындай түрде оның шешім жолы мен әдістәсілін ойлап табыңыз. Мұндай төтенше жағдайлар әркімнің басында болуы мүмкін болғандықтан, іштей және сырттай ондайға дайын болған жөн.
5. Істі кейінге қалдыру
Бесінші уақыт ұрлаушы фактор – істі кейінгі қалдыру әдеті. Бұл әдет адамның уақытын ғана емес, өмірін де ұрлайды. Одан құтылу сіздің бүкіл өміріңіздің өзгеруіне жағдай жасайды. Бұл әдеттің тамырына балта шабатын жеті тәсіл бар:
1.Қағазға жазып жоспар құрыңыз. Мұқият дайындалыңыз. Әрбір әрекетіңізді алдын-ала ойластырыңыз. Тапсырмаңызды әрбір қадамына дейін анықтап жоспарлаңыз.
2.Жұмысқа кіріспес бұрын барлық қажетті құралжабдықтарыңызды сайлап алыңыз. Кейін алаңдамас үшін алдын-ала дайындап қойған жөн.
3.Алғашқы қадамды бастаңыз. Көбіне алғашқы 20% әрекет жұмыстың нәтижесінің 80%-ына қол жеткізеді. Басын бастап алсаңыз, ары қарай жалғастыру жеңіл болады.
4.Алдағы тапсырмаңызды бөлімдерге бөліп алыңыз. Кейде ауқымды жұмысты бөлімдерге бөліп алып, аз-аздан орындап отырып алға жылжу ол тапсырманы аяқтаудың таптырмас жолы бола алады.
5.Жұмыс уақытыңызда бес минуттық үзілістер арнап, ол сәттерде қысқа уақытта жасалатын істеріңізді бітіріп алуға пайдаланыңыз. Солайша жалпы жұмысты жайлап бөліпбөліп аяқтайтын боласыз.
6.Жұмысты кейінге қалдыруға бейімділіктен арылу үшін алдымен жеңіл әрі көлемі шағын істерден бастаңыз. Бұл алғашқы қадам жасап алып, кейіннен қиынырақ істерге кірісуге мүмкіндік береді.
7.Кей-кейде керісінше ең ауыр істен бастау да қажет болады. Ең көп уақыт алатын жұмысыңыздан бастап атқаруға өзіңізді көндіріңіз. Оны аяқтаған соң басқалары анағұрлым жеңіл болатындығына көзіңіз жетеді.
6. Бос әңгімелер
Бос әңгіме жайлы сөз қозғалғанда тек қана бетпе-бет сөйлесулер емес, онлайн түрде орын алатын әңгіме-дүкен де қамтылады. Бұлар адамның ұшан-теңіз уақытын алады. Бірқатар есептерге қарағанда, адамның жұмыс уақытының 75%-ы басқалармен сөйлесуге жұмсалады екен. Өкінішке орай, бұл уақыттың тең жартысы жұмысқа еш қатысы жоқ бос әңгімелермен өтеді. Осылайша мұндай әңгімелер жұмысқа арналған уақытты ұрлауда. Мұндай әдет сіздің мансабыңызға өте зиянды болуы мүмкін. Көптеген адамдар өз уақыттарымен қоса басқа жандардың да уақыттарын босқа құртады. Олар өз мүмкіндігінен төмен дәрежеде жұмыс істегендіктен қажетсіз әңгімеге көп уақыты болады. Бұлай уақытты бос шығындамас үшін төмендегі кеңестерге құлақ түріңіз:
Адамдармен сөйлесу үшін арнайы уақыт болады. Әріптестеріңізбен жұмыс арасындағы үзілісте немесе жұмысты аяқтаған соң сөйлесе аласыз. Егер сізбен жұмысқа қатысы жоқ әңгіме бастап келе жатқанын байқасаңыз, сыпайы түрде жұмыс істеуіңіз керектігін ескертіп, әңгімені тоқтатып, жұмысыңызға оралыңыз. Көбіне мұндай сөз сұхбаттасыңызды да жұмыс істеуге итермелейді.
Нәтижеге көңіл бөліңіз. Егер сіздің қызметіңіз ақыл-ойды жұмыс істетуді қажет ететін болса, әріптестеріңізбен сұхбаттасу көп уақыт талап етуі мүмкін. Ортаға шыққан мәселелер мен олардың шешімдерін табу жайлы сөйлесуіңіз қажет болады. Алайда барлық сұхбаттардың мұраты белгілі бір нәтижеге жетуге бағытталуы керек. Уақытыңызды соңғы футбол жарысын талқылап немесе бір жыл бұрынғы демалысыңызды суреттеп бос әңгімемен шығындамауыңыз қажет. Өзіңіз секілді әріптестеріңізбен сұхбаттарыңыз бен пікірталастарыңыз сіздердің ортақ жұмыстарыңыз жайында болғаны жөн.
7. Сенімсіздік
Уақытты ұрлаушы факторлардың санатындағы ең соңғысы – сенімсіздік және соған байланысты туындаған жұмысты кейінге қалдыру әдеті. Сенімнің жоқтығы сіздің қаншалықты көп уақытыңызды ұрлауы ықтимал екенін елестете де алмауыңыз мүмкін. Шектен тыс хабарламалар мен сөйлесулер, келісімдер мен артық істердің себебі де осы. Сенімсіздік себебінен өз уақытыңызбен қоса айналаңыздағы жандардың да уақытын бос шығындайсыз. Сенімсіздік – жұмысты кейінге қалдырудың ең басты себептерінің бірі. Ол тек уақытты ғана емес, қаражатты да шығындайды әрі жүйкеңізді жұқартады.
материал «Тайм-менеджмент» кітабынан алынды,
ummet.kz
